Dnia 17 grudnia 2021 r. minął dla Polski termin wdrożenia dyrektywy unijnej o Sygnalistach. Ustawa implementująca postanowienia dyrektywy nie została jeszcze uchwalona, ponieważ prace legislacyjne na szczeblu rządowym wciąż trwają. Co istotne, nie zwolniło to jednak polskich pracodawców od obowiązku wdrożenia systemu ochrony Sygnalistów w struktury organizacji, w tym od zapewnienia wewnętrznego kanału zgłoszeń nieprawidłowości. Dlaczego implementacja wewnętrznego systemu przeznaczonego dla Sygnalistów jest niezbędna?
Nadrzędnym celem dyrektywy o Sygnalistach jest ochrona poufności ich tożsamości. Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia za pomocą kanałów wewnętrznych i zewnętrznych oraz w drodze ujawnienia publicznego. Kanał wewnętrzny stanowi pierwszy krok w przypadku sygnalizowania nieprawidłowości, a od decyzji pracodawcy zależy, czy będzie mieć nowoczesną formę systemu informatycznego, czy tradycyjnej skrzynki lub linii telefonicznej. Z pewnością implementacja oprogramowania przynosi wiele zalet i w długoterminowym rozliczeniu jest opcją zdecydowanie bardziej opłacalną. Do najważniejszych korzyści, płynących z wdrożenia systemu do zgłaszania nieprawidłowości w organizacji zaliczyć można:
- pełną ochronę poufności tożsamości Sygnalistów,
- opcję personalizacji interfejsu użytkownika pod wymagania i potrzeby przedsiębiorstwa,
- dostęp do zgłoszeń oraz historii komunikacji w dowolnym momencie,
- możliwość zaawansowanego wyszukiwania, tworzenia wydruków i raportowania zgłoszeń,
- uzupełnianie zgłoszeń poprzez dodawanie komentarzy i załączników.
Wszystkie powyższe korzyści oraz wiele więcej zapewnia system Sygnalista do zgłaszania naruszeń w organizacji.
Z punktu widzenia właścicieli firm, niezbędne jest stworzenie i umożliwienie korzystania z wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych pracownikom. Oprócz tego, pracodawcy są zobowiązani do:
- stworzenia procedur postępowania po przyjęciu zawiadomienia o problemie,
- rozpatrywania, analizowania i weryfikowania prawdziwości zgłoszeń,
- ochrony poufności zarówno tożsamości Sygnalistów, jak i całego procesu,
- prowadzenia rejestru zgłoszeń,
- informowania osób sygnalizujących naruszenia o postępach w rozwiązywaniu problemu,
- zapewnienia łatwego dostępu do informacji dotyczących procedur zawartych w dyrektywie.
Oprogramowaniem, które pomaga w wypełnieniu powyższych obowiązków jest system Sygnalista, czyli narzędzie zgodne z ustaleniami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE).
Przede wszystkim, wprowadzenie wewnętrznego kanału raportowania naruszeń pozwala uniknąć sygnalizowania problemów poprzez kanał zewnętrzny. Dzięki wdrożeniu systemu do obsługi zgłoszeń, minimalizowane jest wystąpienie sytuacji, w której osoba zgłaszająca naruszenie zwróci się o pomoc do jednostek zewnętrznych, co w konsekwencji będzie mieć negatywny wpływ na ogólny wizerunek organizacji. Co więcej, wewnętrzny kanał w postaci oprogramowania informatycznego umożliwia pracodawcy rozwiązanie zaistniałej sytuacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Sygnalista to bezpieczny oraz niezawodny system do zgłaszania nieprawidłowości występujących w miejscu pracy.
Wdrożenie skutecznego oprogramowania, w którym ochronę poufności tożsamości osób zawiadamiających o problemie stawia się na pierwszym miejscu, wpływa na budowanie zaufania pracowników. W ten sposób minimalizowany jest strach przed potencjalnymi karami, mogącymi być następstwem wypowiadania się i sygnalizowania problemu. Po stronie pracodawców leży pomoc osobom zatrudnianym w zrozumieniu zasad dyrektywy o ochronie Sygnalistów i jest to działanie, które w dłuższej perspektywie czasu z pewnością przyczyni się do budowania kultury zaufania w organizacjach.
Istotny jest również aspekt braku komunikacji wewnątrz organizacji, który przekłada się na osłabienie struktur firmy. Jeśli występujące w organizacji problemy nie są zgłaszane pracodawcom, nie mogą oni ich rozwiązać i w ten sposób firma nie jest w stanie się rozwijać. Implementacja bezpiecznego i niezawodnego systemu do obsługi zgłoszeń wskazuje na siłę firmy, która chce się doskonalić, eliminować problemy i dbać o całokształt miejsca pracy.
.svg)
.png){kind=icon}