Polskie firmy i instytucje w dalszym ciągu oczekują na wdrożenie krajowej ustawy o ochronie Sygnalistów, która ma regulować kwestię ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości. Zgodnie z dyrektywą Unii Europejskiej o Sygnalistach, przedsiębiorcy są zobowiązani do stworzenia i zaimplementowania wewnętrznych kanałów do obsługi Sygnalistów. Poniżej przedstawiamy etapy opisujące, w jaki sposób wdrożyć system zgłaszania naruszeń dla Sygnalistów w organizacji.
Pierwszy etap polega na analizie aktualnej sytuacji w firmie pod kątem procedur i wymagań prawnych. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie audytu, w którym znajdą się odpowiedzi na pytania:
- Które obszary organizacji funkcjonują prawidłowo?
- Które obszary w organizacji wymagają poprawy?
- Czy wdrożone zostały jakiekolwiek procedury związane ze zgłaszaniem nieprawidłowości?
- Czy organizacja wdrożyła system zgłaszania naruszeń dla Sygnalistów?
- Czy występują komórki prawne, które informują o szczegółowych przepisach dyrektywy o ochronie Sygnalistów?
Dzięki odpowiedzi na powyższe pytania, pracodawcy otrzymują kompleksową wiedzę nie tylko na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale również pełny obraz tego, co należy wdrożyć, aby spełnić wymagania Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937. Zgodnie z jej przepisami, wdrożenie wewnętrznego kanału do obsługi zgłoszeń oraz spełnienie wytycznych z nią związanych jest sprawą obligatoryjną dla pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób oraz instytucji publicznych z wyłączeniem gmin zamieszkałych przez mniej niż 10 000 osób.
Drugi etap polega na wyznaczeniu przez pracodawców bezstronnych osób lub komórki, której zadaniem będzie przyjmowanie zgłoszeń, sprawdzanie ich wiarygodności, obsługiwanie ich, podejmowanie działań naprawczych oraz informowanie osób zgłaszającą naruszenia o postępach w rozwiązywaniu incydentów. W związku z tym, że każda firma i instytucja objęta wymogami dyrektywy musi wdrożyć wewnętrzny kanał do obsługi zgłoszeń, który może stanowić np. system Sygnalista, to osoby odpowiedzialne za kontrolowanie zawiadomień mają ułatwioną pracę. System ticketowy zapewnia im:
- dostęp do wszystkich zgłoszeń,
- możliwość przypisania zawiadomień do konkretnych kolejek,
- kompletną historię komunikacji,
- określenie i zliczanie czasu przeznaczonego na rozwiązanie konkretnego zgłoszenia,
- moderację zgłoszeń,
- generowanie unikatowego numeru zawiadomienia.
Przedsiębiorcy powinni zapewnić swoim pracownikom rzetelne i skuteczne działania zmierzające do rozwiązania sprawy i poprawy jakości miejsca pracy. Do ich obowiązków należy nadzorowanie terminów, przekazywanie Sygnalistom informacji zwrotnej o postępach i statusie zgłoszenia, zapewnienie ochrony poufności tożsamości osobom sygnalizującym nieprawidłowości oraz tym, których zawiadomienie dotyczy, jak również przestrzeganie zasad RODO. Z pewnością wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń dla Sygnalistów może im pomóc w wypełnieniu tych wszystkich zobowiązań.
Etap trzeci polega na określeniu harmonogramu działań i ich realizacji. Przemyślana strategia pomaga eliminować problemy wewnętrzne i poprawić funkcjonowanie organizacji. Aby ułatwić pracownikom zrozumienie zasad dyrektywy, pracodawcy powinni w jasny i otwarty sposób wyjaśnić procedury dokonywania zgłoszeń, dokładnie wytłumaczyć, czym są kanały raportowania, w sposób transparentny przedstawić osoby wyznaczone do przyjmowania i obsługi zgłoszeń Sygnalistów oraz zapewnić podwładnych o ochronie poufności ich tożsamości.
Skuteczne wdrożenie procedur i realizacja harmonogramu pracy pod kątem implementacji wymogów dyrektywy o ochronie Sygnalistów przyczyniają się do podwyższenia ochrony danych osobowych oraz informacji zawartych w systemie, wpływają na poprawę jakości miejsca pracy, a także wspierają automatyzację procesów i digitalizację dokumentów. Z pewnością, przejrzysta komunikacja z pracownikami stanowi klucz do sukcesu, a wdrożenie systemu do zgłaszania naruszeń dla Sygnalistów pomaga w stworzeniu bezpiecznego i ustrukturyzowanego miejsca pracy.
.svg)
.png){kind=icon}