Wraz z pojawieniem się dyrektywy o ochronie Sygnalistów, pracodawcy zostali zobligowani do stworzenia i wdrożenia wewnętrznego kanału do obsługi zgłoszeń. Zgodnie z wytycznymi, tego typu kanał ma stanowić system komputerowy. Na jakie aspekty powinny zwrócić uwagę przedsiębiorstwa, aby wybrać najlepszy system do obsługi Sygnalistów?

Jakie są obowiązki pracodawców względem Sygnalistów?

Jednym z głównych obowiązków, który muszą spełnić wszyscy przedsiębiorcy podlegający pod dyrektywę o ochronie Sygnalistów jest stworzenie i umożliwienie korzystania z wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych pracownikom. Oprócz tego, pracodawcy zobowiązani są do:

‍

• Zapewnienia ochrony poufności tożsamości Sygnalistom oraz osobom, których zgłoszenie dotyczy.
• Stworzenia procedur oraz regulaminów określających metody postępowania od momentu wpłynięcia zgłoszenia do zakończenia sprawy.
• Zapewnienia pracownikom najlepszego systemu do zarządzania zgłoszeniami Sygnalistów.
• Analizowania oraz weryfikowania prawdziwości zgłoszeń.
• Systematycznego i dokładnego prowadzenia rejestru wszystkich otrzymanych zawiadomień.
• Stosowania procedur wyjaśniających oraz dochodzeń wewnętrznych po otrzymaniu zawiadomienia.
• Zaznajomienia się oraz przestrzegania wszystkich przepisów dyrektywy o ochronie Sygnalistów.
• Stałej komunikacji z osobą zgłaszającą problem, w tym informowania jej o postępach w rozwiązywaniu zgłoszenia. ‍

‍

Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu do obsługi zgłoszeń?

Projekt ustawy o ochronie Sygnalistów ustanawia kanał elektroniczny jako główny i najkorzystniejszy kanał wewnętrzny do obsługi zgłoszeń Sygnalistów. Przedsiębiorcy, wybierając najlepsze narzędzie powinni zwrócić uwagę na takie kwestie jak:

‍

• Bezpieczeństwo i poufność komunikacji oraz danych osobowych, dzięki opcji szyfrowania podczas tworzenia zgłoszenia. Wówczas, każda osoba, która była świadkiem naruszenia, może czuć się w pełni chroniona i nie obawiać się o działania odwetowe.
• Pełna zgodność z wymogami dyrektywy o osobach zgłaszających nieprawidłowości, w tym zapewnienie dostępności oraz intuicyjności obsługi. System Sygnalista umożliwia wybór kategorii zgłoszeń, które tworzone są na podstawie sektorów objętych wymogami dyrektywy. Co więcej, stanowi on kompleksowe narzędzie ITSM przeznaczone do prowadzenia komunikacji nie tylko wewnątrz organizacji, ale również zewnętrznej, z Klientami.
• Dwustronna komunikacja między osobą przyjmującą zgłoszenie, a zgłaszającym. Zgodnie z ustaleniami dyrektywy, Sygnalista powinien otrzymać odpowiedź o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia zasygnalizowania problemu. System Sygnalista zapewnia szereg funkcjonalności, które usprawniają przepływ informacji i zarządzanie wszystkimi incydentami.
• Zabezpieczenie antyspamowe każdego zgłoszenia za pomocą captchy. Tego typu weryfikacja skutecznie zapobiega wszelkim zautomatyzowanym próbom atakowania systemu i pomaga oddzielać prawdziwe zgłoszenia od tych, które są wynikiem żartu lub ataku.

‍

Podsumowując, decydując o wyborze systemu, pracodawcy powinni zwrócić uwagę przede wszystkim na to, czy posiada on wszystkie wyżej wymienione cechy. Przykładem oprogramowania, które nie tylko zawiera w sobie najważniejsze funkcje, ale także wiele więcej możliwości takich, jak m.in. śledzenie czasu zgłoszenia, opcję konfiguracji interfejsu pod indywidualne potrzeby, personalizowany panel powiadomień jest system Sygnalista. Co więcej, stanowi on na tyle kompleksową platformę, iż umożliwia nie tylko wdrożenie komunikacji w zakresie obsługi Sygnalistów, ale pozwala również na wprowadzenie całego zestawu usług wewnątrz przedsiębiorstwa.

‍