Od kwietnia znany jest już projekt ustawy o ochronie Sygnalistów i mimo tego, że prace legislacyjne na szczeblu rządowym wciąż trwają, to pracodawcy, których ustawa dotyczy są już teraz zobowiązani do wprowadzenia określonych działań. Kwestią, którą z pewnością muszą rozważyć jest wybór, implementacja oraz obsługa kanału zgłoszeń.
Jednym z głównych obowiązków, który muszą wypełnić wszyscy pracodawcy podlegający pod dyrektywę o ochronie Sygnalistów jest stworzenie i umożliwienie korzystania z wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych pracownikom. Oprócz tego, pracodawcy są zobowiązani do:
- stworzenia procedur postępowania po przyjęciu zawiadomienia o problemie,
- rozpatrywania, analizowania i weryfikowania prawdziwości zgłoszeń,
- ochrony poufności zarówno tożsamości Sygnalistów, jak i całego procesu,
- prowadzenia rejestru zgłoszeń,
- informowania osób sygnalizujących naruszenia o postępach w rozwiązywaniu problemu,
- zapewnienia łatwego dostępu do informacji dotyczących procedur zawartych w dyrektywie.
Przede wszystkim, wdrożenie wewnętrznego kanału dla Sygnalistów jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który podlega dyrektywie o ochronie osób zgłaszających naruszenia. Jednak, co istotne, w uzasadnieniu do nowego projektu ustawy kanał elektroniczny został uznany jako jedyny dopuszczalny kanał wewnętrzny. Cechy, które powinien posiadać warty uwagi system dla Sygnalistów to:
- Zgodność z wymogami i ustaleniami dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia. Bezpieczeństwo, powszechna dostępność i łatwość w obsłudze to jedne z warunków Unii Europejskiej.
- Możliwość wyboru kategorii zgłoszenia. Ważne, aby system posiadał opcję dokonywania zgłoszeń we wszystkich sektorach, o których mowa w dyrektywie.
- Szyfrowanie danych przy tworzeniu zgłoszenia. Poufność gromadzonych informacji jest bardzo ważna w kwestii sygnalizowania naruszeń, aby każda osoba, która była pośrednim lub bezpośrednim świadkiem nieprawidłowości, zgłaszając je czuła się chroniona i nie obawiała się o reperkusje.
- Zabezpieczenie antyspamowe każdego zgłoszenia za pomocą captchy. Tego typu weryfikacja skutecznie zapobiega wszelkim zautomatyzowanym próbom atakowania systemu i pomaga oddzielać prawdziwe zgłoszenia od tych, które są wynikiem żartu lub ataku.
- Dwustronna komunikacja między osobą przyjmującą zgłoszenie, a zgłaszającym. Zgodnie z ustaleniami dyrektywy, Sygnalista powinien otrzymać odpowiedź o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia zasygnalizowania problemu.
Podsumowując, decydując o wyborze systemu, pracodawcy powinni zwrócić uwagę, czy posiada on wszystkie wyżej wymienione cechy. Przykładem oprogramowania, które nie tylko zawiera w sobie najważniejsze funkcje, ale także wiele więcej możliwości takich, jak m.in. śledzenie czasu zgłoszenia, opcję konfiguracji interfejsu pod indywidualne potrzeby, występowanie personalizowanego panelu powiadomień posiada system do zarządzania zgłoszeniami Sygnalista.
W tym miejscu rozważmy jedną hipotetyczną sytuację związaną z nadużyciami w miejscu pracy, jednak nie zapominajmy, że dziedzin, w których mogą działać Sygnaliści jest znacznie więcej, a wszystkie zostały szczegółowo opisane na stronie Sygnalisty.
Pracownik jest mobbingowany przez swojego przełożonego, który zleca mu coraz więcej zadań, których część wychodzi poza zakres jego obowiązków, publicznie wytyka błędy, neguje wszystkie pomysły i zachowuje się w sposób znieważający oraz opryskliwy. Następstwem tych działań jest spadek nie tylko jakości pracy prześladowanego pracownika, ale także jego samopoczucia i poczucia własnej wartości. W tej sytuacji najrozsądniejsze wydawałoby się zgłoszenie takiego zachowania przełożonemu, jednak wiązałoby się to z odbyciem rozmowy, o której całe biuro z pewnością by się dowiedziało, co finalnie, mogłoby się wiązać z podjęciem działań odwetowych ze strony innych pracowników.
Właśnie w celu zachowania poufności tożsamości osób zgłaszających oraz ograniczenia strachu przed reperkusjami Unia Europejska wprowadziła dyrektywę zawierającą wytyczne, których zadaniem jest chronić wszystkie osoby sygnalizujące naruszenia. Wdrożenie systemu informatycznego, dzięki któremu zgłaszanie przebiega w sposób szybki, bezpieczny i anonimowy stanowi najlepsze rozwiązanie.
.svg)
.png){kind=icon}