Wejście w życie dyrektywy o ochronie Sygnalistów zobowiązało pracodawców do stworzenia wewnętrznego kanału do obsługi zgłoszeń. Organizacje, które podlegają pod przepisy ustawy stanęły przed wyzwaniem zaimplementowania najlepszego systemu do zarządzania zgłoszeniami Sygnalistów. Jakie narzędzie wybrać? Które oprogramowanie jest najlepszym rozwiązaniem?
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 ma za zadanie regulować kwestię ochrony osób, które dokonują zgłoszeń naruszeń w organizacji. Na jej mocy, pracodawcy są zobowiązani do spełnienia szeregu wytycznych. Do ich głównych obowiązków należy:
- Zapewnienie ochrony poufności tożsamości Sygnalistów oraz osób, których zgłoszenie dotyczy.
- Stworzenie procedur oraz regulaminów dotyczących postępowania od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia sprawy.
- Analizowanie oraz weryfikowanie prawdziwości zgłoszeń.
- Systematyczne prowadzenie rejestru wszystkich otrzymanych zawiadomień.
- Zapewnienie pracownikom najlepszego systemu do zarządzania zgłoszeniami Sygnalistów.
- Stosowanie procedur wyjaśniających oraz dochodzeń wewnętrznych po otrzymaniu zawiadomienia.
- Zaznajomienie się oraz przestrzeganie wszystkich przepisów dyrektywy o ochronie Sygnalistów.
- Stała komunikacja z osobą zgłaszającą problem, w tym informowanie jej o postępach w rozwiązywaniu zgłoszenia.
Nowy projekt ustawy o ochronie Sygnalistów, który pojawił się na początku kwietnia 2022 roku przewiduje kanał elektroniczny jako główny i najlepszy kanał wewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń. Z pewnością jest to najbezpieczniejsza oraz najprostsza forma informowania pracodawców o problemach, których osoby były bezpośrednimi lub pośrednimi świadkami. System taki, jak Sygnalista został stworzony nie tylko z myślą o firmach, spółkach, organizacjach, ale także dla podmiotów administracji publicznej, kancelarii prawnych, a także biur rachunkowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze cechy, które powinien posiadać najlepszy system do zarządzania zgłoszeniami Sygnalistów:
- Bezpieczeństwo i poufność danych osobowych osiągane dzięki opcji szyfrowania danych.
- Pełna zgodność z wymogami dyrektywy o Sygnalistach, w tym zapewnienie bezpieczeństwa, dostępności oraz intuicyjności obsługi.
- Opcja stworzenia zgłoszenia za pomocą odpowiednich kategorii, które dotyczą wszystkich sektorów, w których Sygnaliści są chronieni przepisami dyrektywy.
- Antyspamowe zabezpieczenie, które skutecznie weryfikuje zgłoszenia i zabezpiecza system przed zautomatyzowanym atakiem botów.
- Sprawna obsługa wielowątkowych kanałów komunikacji, w tym poczty e-mail, Facebooka, Portalu Klienta i wielu innych.
Podsumowując, decydując o wyborze systemu, pracodawcy powinni zwrócić uwagę przede wszystkim na to, czy posiada on wszystkie wyżej wymienione cechy. Przykładem oprogramowania, które nie tylko zawiera w sobie najważniejsze funkcje, ale także wiele więcej możliwości takich, jak m.in. śledzenie czasu zgłoszenia, opcję konfiguracji interfejsu pod indywidualne potrzeby, personalizowany panel powiadomień jest Sygnalista.
System dla osób zgłaszających naruszenia, którym jest np. Sygnalista stanowi wewnętrzny kanał do sygnalizowania negatywnych, niepożądanych oraz niezgodnych z prawem sytuacji, które miały miejsce w miejscu pracy. Oprogramowanie oparte jest na prekonfigurowanej wersji znanej platformy do zarządzania zgłoszeniami Mint Service Desk. Dzięki temu, pracodawcy mają pewność, że system jest sprawdzony, skuteczny oraz stworzony na podstawie najnowszych technologii informatycznych. Co więcej, narzędzie spełnia wszystkie wymogi prawne i jest zgodne z ustaleniami Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej. Dzięki m.in. ochronie poufności tożsamości, dedykowanym typom zgłoszeń, rejestracji zawiadomień oraz dostępowi do pełnej historii komunikacji, Sygnalista stanowi najlepszy system do obsługi zgłoszeń.
.svg)
.png){kind=icon}