W związku z wejściem w życie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 Sygnaliści mają możliwość zgłaszania nieprawidłowości oraz naruszeń, których byli świadkami za pomocą trzech różnych kanałów: wewnętrznego, zewnętrznego i w drodze ujawnienia publicznego. Który z nich wybrać? Jaka jest kolejność zgłoszeń?

Kanał wewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń.

Nowy projekt ustawy o ochronie Sygnalistów przedstawiony w kwietniu 2022 przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w sposób szczegółowy definiuje zgłoszenia wewnętrzne. Poniżej przedstawiamy najważniejsze założenia, o których wspomina ustawa.

1. Konieczność stworzenia i zapewniania pracownikom możliwości zgłaszania nieprawidłowości za pomocą kanału wewnętrznego dotyczy podmiotów prawnych, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Organizacje, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników również mogą wprowadzić taki regulamin, jednak w ich przypadku jest to dobrowolne.
2. Pracodawcy mają obowiązek ustanowić regulamin zgłoszeń wewnętrznych, który określa sposoby sygnalizowania, przyjmowania oraz obsługi zgłoszeń. Odbywa się to po konsultacji z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników. Co więcej, zadaniem pracodawców jest zapewnić bezstronną weryfikację zgłoszeń oraz wyznaczyć osobę odpowiedzialną za ich przyjmowanie. Muszą oni także zagwarantować osobom zgłaszającym nieprawidłowości ochronę poufności tożsamości w taki sposób, aby inni nie mieli możliwości ich zidentyfikowania.
3. Zgodnie z ustawą, utworzony regulamin musi wejść w życie po upływie 2 tygodni od dnia, w którym został przedstawiony wszystkim pracownikom.
4. Sygnaliści mają możliwość dokonywania zgłoszeń w sposób elektroniczny, pisemny lub ustny.
5. Pracodawcy pełnią rolę administratorów danych i są zobowiązani do systematycznego prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Tego typu dokument powinien zawierać numer sprawy, przedmiot naruszenia, datę zgłoszenia, informacje o działaniach zaradczych, datę zakończenia sprawy.
6. W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych pracodawcy muszą określić przede wszystkim:

• osobę lub osoby, które mają za zadanie zajmować się przyjmowaniem zawiadomień,
• sposoby przekazywania zgłoszeń,
• informację odnośnie możliwości lub zakazu przyjmowania zgłoszeń anonimowych,
• niezależną osobę, której zadaniem będzie podejmowanie działań zaradczych oraz komunikacja z Sygnalistą,
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zawiadomienia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

‍

Podsumowując, kanał wewnętrzny stanowi pierwszy krok do sygnalizowania problemów występujących w miejscach pracy. W nowym projekcie ustawy o ochronie Sygnalistów został wymieniony sposób zgłaszania naruszeń wewnętrznych i ma go stanowić tylko kanał elektroniczny. Oprogramowaniem, które spełnia wszystkie wymogi prawne dyrektywy i gwarantuje ochronę poufności tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości jest Sygnalista.

‍

Kanał zewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń.

Co prawda, zachęca się, aby osoby będące świadkami naruszeń zgłaszały je na początku poprzez kanał wewnętrzny, ale nowy projekt ustawy przewiduje możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych bez wcześniejszego sygnalizowania ich za pomocą wewnętrznego kanału. Przyjęto, że organ centralny stanowi Rzecznik Praw Obywatelskich i to on lub organ publiczny przyjmują, dokonują wstępnej weryfikacji i przekazują organom właściwym wszystkie zawiadomienia zewnętrzne.

Zadaniem organu publicznego jest przygotowywanie sprawozdań z każdego roku kalendarzowego, które zawierają informacje odnośnie danych statystycznych zgłoszeń zewnętrznych. Następnie, w terminie do 31 stycznia każdego roku sprawozdanie musi zostać przekazane do organu centralnego, który ostateczną wersję przesyła Komisji Europejskiej.

‍

Ujawnienia publiczne

Ujawnienie publiczne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej za pomocą środków masowego przekazu takich, jak telewizja, czy prasa. Ten kanał stanowi ostateczność i jest przeznaczony dla osób, które mają uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie może stanowić zagrożenie dla całego interesu publicznego. Sygnaliści mogą wybrać ten sposób w przypadkach, gdy nie otrzymali informacji zwrotnej lub gdy nie doczekali się podjęcia działań naprawczych na drodze zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych.

Wybierając kanał zgłoszeniowy, Sygnaliści powinni wziąć pod uwagę specyfikację każdej z wyżej wymienionych opcji oraz zwrócić uwagę na kwestie ochrony poufności danych oraz sposoby zabezpieczenia przed działaniami odwetowymi. Wewnętrzny kanał do zgłaszania nieprawidłowości, to z pewnością najszybszy sposób zwrócenia uwagi na problemy zaistniałe w organizacji. Skorzystaj z bezpiecznego i w pełni zgodnego z wymogami dyrektywy systemu do obsługi zgłoszeń Sygnalista.

‍