Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom wewnętrznego kanału zgłoszeń nieprawidłowości. Aby osoby będące częścią organizacji nie obawiały się dokonywać zawiadomień, powinny otrzymać wsparcie i szereg konkretnych informacji od pracodawców.
Dnia 17 grudnia 2021 r. minął dla Polski termin wdrożenia dyrektywy unijnej o Sygnalistach. Co prawda, ustawa implementująca postanowienia dyrektywy nie została jeszcze uchwalona, gdyż na ten moment prace legislacyjne na szczeblu rządowym wciąż trwają, jednak nie zwolniło to polskich pracodawców od obowiązku wdrożenia systemu ochrony Sygnalistów dnia 17 grudnia 2021 r. Sprawdź, kogo dokładnie dotyczy dyrektywa o ochronie Sygnalistów.
W związku z tym, pracodawcy są zobowiązani do spełnienia szeregu obowiązków. Na początku, muszą stworzyć wewnętrzny kanał zgłoszeń przeznaczony do informowania o naruszeniach występujących w organizacjach. Następnie, powinni stale zapewniać Sygnalistom łatwy i bezpieczny dostęp do korzystania z zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń. Wciąż istotna jest również sprawa wyznaczenia osoby lub jednostki, która będzie zobowiązana do przyjmowania incydentów i podejmowania działań zaradczych. Do zadań pracodawców należy także ciągłe i rzetelne prowadzenie rejestru zawiadomień oraz zapewnienie ochrony poufności tożsamości osobom zgłaszającym.
Postanowienia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 są dla wielu osób opisane w dość zawiły i niekiedy, niezrozumiały sposób. Istotne jest, aby pracownicy mieli jasno zakomunikowane i wytłumaczone przepisy oraz możliwości zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach. Ta wiedza z pewnością pomoże im pozbyć się niepewności oraz nabrać zaufania do wewnętrznego kanału sygnalizowania naruszeń. Aby ułatwić pracownikom zrozumienie zasad dyrektywy, pracodawca powinien:
- w jasny i otwarty sposób wyjaśnić wszystkie możliwości ujawniania informacji w przedsiębiorstwie,
- dokładnie wytłumaczyć, czym są kanały raportowania i w jaki sposób pracownik może uzyskać do nich dostęp,
- zapewnić podwładnych o ochronie poufności tożsamości wszystkich osób, które zdecydują się dokonać zgłoszenia,
- w sposób transparentny przedstawić wyznaczone osoby, które odpowiadają za przyjmowanie oraz obsługę raportów w firmie,
- szczegółowo omówić, jak przebiega proces naprawczy i ile powinien potrwać,
- wskazać informacje, które są niezbędne do podania na etapie tworzenia zgłoszenia,
- określić ramy czasowe przyjmowania zgłoszeń oraz dotyczące informacji zwrotnych, które otrzymują wszyscy Sygnaliści,
- wyjaśnić, jak wygląda zakończenie dochodzenia.
Systemem, który usprawnia komunikację w relacjach pracodawcy-pracownicy jest oprogramowanie Sygnalista, oparte na prekonfigurowanej wersji znanej platformy do obsługi zgłoszeń Mint Service Desk. Sygnalista zapewnia szereg funkcjonalności oraz spełnia wymogi o ochronie poufności tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości.
Sygnalizowania nieprawidłowości mogą dokonywać:
- wszyscy pracownicy, niezależnie od podstawy zatrudnienia, w tym także osoby samozatrudnione, stażyści i wolontariusze,
-byli pracownicy oraz osoby będące w procesie rekrutacyjnym,
-członkowie struktur korporacyjnych spółek, w tym udziałowcy, akcjonariusze, członkowie organów zarządzających i nadzorczych,
-pracownicy zewnętrzni, tj. wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy.
Pracodawca powinien wyjaśnić wszelkie wątpliwości dotyczące całego procesu sygnalizowania nieprawidłowości oraz poinformować o zasadach zgłaszania naruszeń nie tylko swoich obecnych pracowników, ale także wszystkie zainteresowane strony, które wchodzą w wyżej wymienione relacje z organizacją.
Wypełnij obowiązki pracodawcy i zapewnij swojej firmie bezpieczny, unikalny oraz spersonalizowany system Sygnalista do przyjmowania zgłoszeń nieprawidłowości.
.svg)
.png){kind=icon}